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學生檔案管理辦法
2015年03月20日 學生工作處 

學生檔案管理辦法

 

第一條  總則

1、學生檔案是學生在校期間政治、思想、品德、學習等方面的真實記錄。為了規范學生檔案管理,保證檔案資料完整和安全,為用人單位提供可靠依據,結合學院實際情況特制定本辦法。

2、本辦法適用于我院所有在冊學生。

3、學院和學生工作有關的部門都必須重視學生檔案管理工作,各部門有責任協助學生管理部門做好由其形成的應歸入學生檔案的資料收集、整理工作。

第二條  學生檔案的組成

一、分類

根據招收學生層次和發證機關的不同,學生檔案分為以下三類:

1、西安電力機械制造公司機電學院檔案

2、西安技師學院檔案

3、西電公司職業中專檔案

二、組成

學生檔案由以下幾部分組成:

1、原學校檔案:初中或高中階段的學籍檔案(學生自愿);

2、在校期間檔案:錄取通知書、政審表、體檢表、軍訓登記表、學籍登記表、畢業生登記表、技能鑒定表、操行評分表、各種獎勵申請表;

第三條  歸檔要求

一、材料

由于學院實行雙證書制,大專生有兩套檔案:機電學院學生檔案和技師學院學生檔案。

1、統招生機電學院學生檔案中含:

A、入校前檔案(高中檔案,采取自愿);

B、機電學院錄取通知書;

C、普通高校新生登記表;

D、機電學院學籍登記表;

E、機電學院畢業生登記表;

F、成績單; 

G、畢業生就業報到證(派遣證)。

2、成招生機電學院學生檔案中含:

A、入校前檔案(高中、職專、技校檔案,采取自愿);

B、機電學院錄取通知書;

C、成人高校新生登記表;

D、機電學院學籍登記表;

E、機電學院畢業生登記表;

F、成績單。

3、五年一貫制學生(2套檔案,機電學院、技師學院)

檔案袋里裝的材料同機電學院、技師學院學生檔案相同,只是學籍登記表領2份供5年填用(3年+2年)

4、技師學院檔案包括技師學院高級工學生檔案和中級工技校生檔案,檔案中含:

A、技工院校政審表; 

B、技工院校體檢表; 

C、技工院校錄取通知書;

D、技師學院學籍登記表; 

E、技師學院畢業生登記表; 

F、技能鑒定表;

G、操行評分表;

H、獎學金、三好學生、優秀干部等各類申請表;

I、入校前檔案(中級工學生,初中檔案,采取自愿)。

5、職專生檔案中含:

A、入校前檔案(初中檔案,采取自愿);

B、政審表;

C、體檢表;

D、職專生學籍表;

E、技能鑒定表;

F、獎學金、三好學生、優秀干部等各類申請表;

G、操行評分表。

6、預備技師檔案中含:

A、錄取通知書

B、政審表

C、技師學院學籍登記表

D、技師學院畢業生登記表

E、獎學金、三好學生、優秀干部等各類申請表

二、學生檔案的建立和要求

1、新生錄取通知書由招生辦公室(以下簡稱招辦)發放,學生接到錄取通知書后,持通知書到原學校提取個人檔案(統招生),開學報到時與原校檔案一起交班主任(采取自愿原則)。

2、技工院校錄取通知書由招辦移交學生工作處(以下簡稱學生處)。

3、政審表、體檢表是學生報名時填寫的,由招辦審核蓋章,注冊后統一移交學生處。

4、普通高校新生登記表(統招生用)和成人高校新生登記表(成招生用)由學生處根據學生人數印發給各系,由班主任組織學生填寫,檢查無誤后班主任簽字確認交系,各系審核蓋章后放入學生檔案。

5、學籍登記表應在學生入學一月內發放,學生填寫無誤后交班主任處,班主任負責保管并按時填寫成績、評語等。

6、畢業生登記表是在中專生第四學期,大專生第五學期,五年制學生第八學期分別由學生處學生學籍管理人員發放,學生填寫無誤后在頂崗實習前交回班主任處,班主任填寫相關內容。

7、成績單由教務處在學生頂崗實習后移交到學生處(統招生、中職生在每年6月份之前,成招生在每年12月份之前)。

8、統招畢業生就業報到證由培訓部(就業辦)于7月前向學生處提供。

9、學生獎勵、懲處記錄在評選、確認后,返回各班主任處,與學生本人其他檔案一起保管。

10、學生在校學習期間,由班主任保管學生檔案并填寫相關內容,在最后一學期由系部審核后統一交學生處學生學籍管理人員,學生學籍管理人員檢查資料確認無誤后存檔。

第四條  學生檔案填寫要求

1、學生填寫時必須抱著實事求是的態度填寫,填寫時一律用鋼筆或黑色水性筆填寫,字跡要清楚、書寫要規范,不得涂改,污染。凡需要粘貼照片的必須粘貼照片,一律遵循高級工藍底、中級工紅底照片的原則。

2、《學籍登記表》、《畢業生登記表》學生個人內容需全部填寫,不留空白。如有情況不明無法填寫時,應寫“不清”、“不詳”,如無該項情況,應寫“無”。所有同類項目填寫內容應一致。

3、復寫紙書寫的以及傳真件不得歸檔。歸檔材料應是原件,特殊情況存入復印件的,應在復印件上注明原件保管單位并加蓋簽發單位認定的章印。

4、歸檔材料必須注明所在系、班級和學號。

5、如有其他問題可另附說明。

第五條  學生檔案的日常管理

1、學生在校期間的檔案由班主任負責整理和保管。在校期間政治、思想、學習、考試、考核、獎懲等方面材料,要如實填寫、登記、歸檔,以保證檔案資料的系統、完整。

2、新生在報到入校兩周,班主任應清楚本班學生的類型,按規定發放學籍表格,組織學生填寫建立學生檔案。

(備注:因高級工班內成招生通過成考時間不一致,檔案資料很難管理,為便于班主任管理,應在學生入校后建立技師學院檔案的同時統一建立機電學院學籍檔案,但需在檔案袋右上角用鉛筆備注成考通過時間。)

3、學生檔案本著跟隨學生的原則,學生跨變動時,檔案要及時進行交接。學生中途退、休學的,應做好檔案提取和移交手續。

4、學生休學期間,班主任應將學生休學前各項數據填寫完整,在檔案袋右上角表注休學,同本班學生檔案一起保管。休學學生如在原班級畢業前復學,應在辦完復學申請表后,拿著申請表到原班主任處領取自己的檔案交現班級班主任。如已到畢業時間還未復學的檔案隨本班檔案一起交學生處。

5、退學學生,班主任在學生辦理完退學手續后或違紀文件印發后,將學生退學前各項數據填寫完整后,用鉛筆在檔案袋右上角標上退學時間或違紀文號保管好,學期末移交系部學生管理辦公室,再由管理辦公室以系為單位移交給學生處,并填寫《  系  班退學學生檔案移交單》。

6、學生頂崗實習前班主任要以班級為單位,按學號排序,整理好學生檔案并填寫《  系  班檔案移交登記表》。、

7、學生畢業前,各系按照學生處要求做好學生檔案的整理、歸類工作,填寫《  系  屆學生檔案移交匯總表》。

第六條  學生檔案移交要求

1、班主任向系學管交接具體要求:

A、學生檔案內資料必須按要求裝存,缺一不可。

B、學生檔案按學號順序排列。

C、移交前要填寫《  系  班檔案移交登記表》,序號按學生學號順序填寫,此表覆在本班檔案的上面移交給系學管。

2、系學管向學生處移交檔案具體要求:

A、系部負責學管老師需先對本系學生檔案進行檢查。

B、檢查后交《  系  屆學生檔案移交匯總表》。該表一式份交,雙方各留一份。

第七條  查、借閱檔案

1、本校老師借閱查檔,學生處處長同意。

2、外單位人員借閱檔案必須持單位證明并經學生處處長同意。

第八條  領取檔案手續

領取畢業證、檔案時需攜帶:

A、身份證或學生證。

B、最后一學期(年)繳費憑證。

C、就業證明。

D、如需代領,請攜帶被代領人的身份證復印件及上述的A、B、C款。

第九條  附則

1、學生在畢業后由本人提取檔案,未畢業者不得提檔。

2、學生檔案未加封條前不得交給學生個人。學生提取個人檔案后,應及時交由目前工作單位或托管單位保管,不得私自拆看,違者不予補辦。

3、對于已畢業學生,學院代為保管檔案一年,一年后領取檔案的學生,學院酌情收取保管費。

4、本辦法自下發之日起實行,解釋權歸學生工作處。

 

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